نظام ادارة المشاريع من oratech

من أجل تحقيق التوازن بين جميع عناصر المشروع المعقد ، يتعين على مدير المشروع أن يعمل بجد على أساس يومي لايجاد التوازن بين العوامل الاساسيه لنجاح اي مشروع الميزانيه والوقت والنوعيه في محيط واسع يشمل الشركة التي يعمل فيها و اعضاء فريق العمل واصحاب المصلحة ولذلك يجب أن يمتلك مدير المشروع مجموعة من المهارات المتعلقة بالاتصال واتخاذ القرار والتفويض والمخاطرة.

وهنا أهم الصعوبات المتعلقة بوظيفة مدير المشاريع :

التحدي 1: أهداف سيئة التحديد

ولا عجب فأحيانا يكون المشروع رد على رغبة او فكرة واسعة النطاق ومع ذلك يطلب من مدير مشروع التنفيذ السريع مع وقت قليل للتخطيط وبذلك تظهر مشاكل مدير المشروع حتى قبل الدخول في مشروعه وإذا لم يتم تحديد أهداف وغايات المشروع بوضوح ، فإن المشروع محكوم عليه بالفشل بمعنى ان احترام الميزانيه والوقت يصبح شيئ مستحيل لان المشروع سوف يكون متعرض للتعيير بشكل مستمر وهذا يسبب الارتباك والفوضى والاحباط لذى الفريق كله. لذلك فعلى المدير ان لا يساوم على ذلك بإعطاء الإدارة جدول غير مدروس لتنفيذ المشروع لأنه سوف يكون المسؤول عن الفشل لاحقا! وإذا كان ولا بد فوثق مدى ثقتك بالتقييم الذي تطلبه الإدارة منك بسرعة! لأنك المسؤول عن التنفيذ والجدول الذي تقدمه هو بمثابة عقد بينك والادارة.

نعم التقييم التفصيلي يتطلب وقت لكنه اكثر دقة وأقرب إلى الواقع ويضمن احترام الجدول الزمني للتنفيذ مع فارق لا يزيد على ١٠٪؜ إذا لم تتغير الشروط.

التحدي 2: ضعف مهارات الفريق

على الرغم من أن مدير المشروع قد يكون ممتازًا في عمله ، إذا كان الفريق الذي يقوده المدير يفتقر إلى المهارات ، فقد لا تكون نتائج المشروع مرضية. عادةً ما يتم تعيين أعضاء فريق المشروع بناءً على مدى توفرهم في الشركة ولكن هذا لا يكفي لان هؤلاء قد لا يكونون بالضرورة خبراء في المجالات أو قادرين على التعامل مع المهمة خاصة اذا كانت صعبة لذلك على مدير المشروع تحديد جميع المهارات المطلوبة و اختيار فريق عمل المشروع بدقة من الناحية وقد حصل في اكثر من مرة ان التجأ الى خبراء من خارج الشركة للعمل على مشروع ما لقناعتي بأن المتوفر للمشروع في الشركة غير قادر على القيام بالمهمة وإكمالها لذلك فإنه على مدير المشروع توفير الفريق المناسب للتنفيذ وان لا يساوم على ذلك

التحدي 3: التواصل غير الكافي

مدير مشاريع لا يتمتع بمهارات الإتصال وهذا يعرض المشروع للخطر فإن ضعف التواصل على كلا الجانبين ، المدير والفريق ، يعتبر بمثابة التحدي الأكبر لإدارة المشروع فإن ضعف التواصل يعيق تقديم المشروع بنجاح ، ومدير المشروع يحتاج إلى مهارات شفهية وتواصلية استثنائية يمكن أن تساعد في رفع الروح المعنوية من خلال وضع توقعات محددة بوضوح كما يحتاج مدير المشروع أيضًا إلى تزويد قادة الفريق والأعضاء بتوجيهات وتعليقات واضحة حول أدائهم والتزاماتهم فيما يتعلق بالمشروع.

التحدي الرابع: تقييم المخاطر

كمدير مشروع ، يجب تحديد المخاطر الذي يهمله كثيرا فريق العمل وأصحاب المصلحة. يجب متابعة هذه المخاطر ومراقبتها وهذه واحدة من أصعب المهام التي يجب التعامل معها لانها دائما ما تترك جانبا لانشغالنا بالتنفيذ فننسى متابعة لائحة الخواطر الى حين حصول ما كان علينا تجنبه.

لذلك على مدير المشروع تقليل مستوى المخاطر من خلال إجراء بحث شامل وجمع المعلومات المتعلقة بالمشروع وأعضاء الفريق والمشكلات المحتملة التي قد يواجهونها خلال كل مرحلة من مراحل المشروع ومراقبة هذه المخاطر وتقييمها وتقييم احتماليه حدوثها مع تقدم المشروع.

التحديات الأخرى التي يمكن أن يواجهها مدير المشروع:
مواعيد نهائية مستحيلة مطلوبة من الشركة
نقص مجافيئ من الموارد البشرية والتقنية وقد يحصل هذا اثناء التنفيذ
انعدام المسائلة
تغييرات في اهداف المشروع
عدم مشاركة أصحاب المصلحة
صلاحيات محدودة لمدير المشروع
التعامل مع الشخصيات الصعبة في المشروع
وغيرها….
….ِ..